Adjoint(e) à la direction

Nous sommes à la recherche d’un(e) Adjoint(e) exécutif(ve) bilingue pour se joindre à notre équipe de Montréal. Dans ce rôle clé, vous offrirez un soutien administratif de haut niveau aux membres de la direction et contribuerez activement à la coordination et au bon fonctionnement des activités du bureau.

Nous recherchons une personne organisée, proactive et reconnue pour son professionnalisme, son jugement et sa discrétion. Vous évoluerez dans un environnement dynamique où les priorités peuvent changer rapidement et où votre capacité à anticiper les besoins, à gérer plusieurs dossiers simultanément et à collaborer avec différents intervenants sera essentielle.

Responsabilités

• Offrir un soutien administratif et organisationnel de haut niveau aux membres de la direction;
• Coordonner les agendas, réunions, rendez-vous et autres engagements, en assurant un suivi efficace des priorités;
• Organiser les déplacements professionnels, incluant les réservations et les itinéraires;
• Préparer, rédiger, réviser et mettre en forme des courriels, présentations, rapports, propositions et autres documents;
• Assurer le suivi de différentes demandes, échéances et priorités afin de soutenir efficacement les membres de la direction;
• Agir comme point de contact auprès de différents intervenants internes et externes, avec professionnalisme et discrétion;
• Soutenir les gestionnaires de projet dans certaines activités administratives liées aux projets et aux propositions;
• Coordonner et préparer la documentation nécessaire aux réunions et assurer les suivis administratifs requis;
• Effectuer certaines tâches administratives liées aux feuilles de temps, comptes de dépenses, factures et suivis de paiement;
• Participer à l'amélioration des processus administratifs et contribuer à l'efficacité générale du bureau;
• Maintenir un haut niveau de confidentialité dans le traitement de renseignements sensibles;
• Collaborer avec les différentes équipes et fournir un soutien administratif ponctuel selon les priorités du bureau.

Votre profil

• Formation collégiale en administration, bureautique ou dans un domaine connexe, ou combinaison équivalente de formation et d'expérience;
• Minimum de 3 à 5 ans d'expérience dans un rôle de soutien administratif ou exécutif, idéalement dans un environnement professionnel;
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office, particulièrement Outlook, Word, PowerPoint et Excel;
• Excellentes aptitudes en organisation, coordination et gestion des priorités;
• Capacité démontrée à gérer plusieurs demandes simultanément et à s'adapter rapidement aux changements;
• Excellent jugement professionnel et capacité à traiter des renseignements confidentiels avec discrétion;
• Approche proactive, autonomie et sens de l'initiative;
• Grand souci du détail et de la qualité;
• Excellentes habiletés interpersonnelles et capacité à travailler efficacement avec différents niveaux de l'organisation;
• Excellentes compétences en communication orale et écrite;
• Bilinguisme français-anglais, à l'oral comme à l'écrit. 
  *La maîtrise de l’anglais est requise pour ce poste puisque la personne sera appelée à soutenir des membres de la direction et à communiquer régulièrement, à l’oral et à l’écrit, avec des employés, des clients et d’autres parties prenantes situés à l’extérieur du Québec. Elle devra également préparer, réviser et assurer le suivi de communications, de documents et de réunions tenus en anglais.