Contrôleur(se) de documents intermédiaire

Vos responsabilités

Gestion documentaire de projets d’ingénierie et EPCM

• Assurer le contrôle et la gestion de l’ensemble de la documentation technique et administrative associée à des projets multidisciplinaires d’ingénierie, d’approvisionnement et de gestion de la construction (EPCM).
• Vérifier la conformité des documents entrants et sortants (révisions, statuts, raisons d’émission, nomenclature, qualité des données et exigences contractuelles).
• Maintenir l’intégrité, la traçabilité et le cycle de vie complet des documents de projet conformément aux processus établis.
• Effectuer le classement, l’indexation et l’archivage des documents dans les systèmes de gestion documentaire (GED) en veillant à l’exactitude des métadonnées.

Coordination et diffusion des documents

• Coordonner la réception, le traitement et la distribution des documents entre les équipes d’ingénierie, les clients, les fournisseurs, les entrepreneurs et les partenaires externes.
• Gérer les échanges documentaires liés aux livrables techniques, plans, dessins, spécifications, rapports et autres documents de projet.
• Assurer le suivi des transmissions, des approbations et des retours de commentaires afin de respecter les échéanciers de projet.

Gouvernance documentaire et amélioration continue

• Veiller au respect des procédures, normes et exigences de gestion documentaire applicables aux projets.
• Produire des rapports et indicateurs de performance liés aux activités documentaires.
• Identifier des opportunités d’amélioration des processus et contribuer à l’optimisation des pratiques de gestion documentaire.
• Offrir un soutien et de la formation aux utilisateurs des plateformes documentaires et agir comme personne-ressource auprès des équipes internes.

Soutien aux équipes de projet

• Collaborer étroitement avec les gestionnaires de projet, les ingénieurs, les concepteurs et les coordonnateurs de projet afin d’assurer une circulation efficace de l’information.
• Répondre aux demandes des différentes équipes en matière de recherche, de téléchargement, d’extraction, de compilation et d’impression de documents.
• Réaliser toute autre tâche connexe contribuant au succès des projets.

Ce que vous apportez

• Approche rigoureuse et souci marqué de la qualité et de l’exactitude des données.
• Excellente capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement de projets complexes.
• Sens développé de l’organisation, du détail et du service à la clientèle.
• Solides aptitudes relationnelles et capacité à travailler efficacement avec des intervenants multidisciplinaires.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite en français.

Qualifications recherchées

• Diplôme universitaire ou collégial dans un domaine pertinent, notamment en gestion documentaire, archivistique, administration ou discipline connexe.
• Minimum de cinq (5) années d’expérience en gestion documentaire ou en contrôle documentaire.
• Expérience dans les secteurs de l’ingénierie, de l’EPCM, de la construction, des infrastructures, de l’énergie, du transport ou des ressources naturelles fortement privilégiée.
• Expérience du traitement de documents techniques tels que plans, dessins d’ingénierie, spécifications, rapports techniques et documentation de construction.
• Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office et d’Adobe Acrobat.
• Expérience avec des plateformes GED telles que SharePoint, OpenText Content Server (LiveLink), Aconex, Procore, ProjectWise ou des systèmes équivalents.
• Excellente maîtrise du français; l’anglais constitue un atout pour interagir avec des équipes, des clients et des projets à l’échelle canadienne ou internationale.